A hatékonyság nem feltétlenül azt jelenti, hogy többet dolgozol, sokkal inkább azt, hogy okosabban. Az időgazdálkodási módszerek, mint a Pomodoro technika vagy az időblokkok használata, illetve a megfelelő digitális megoldások bevezetése segítenek fókuszáltabban, kevesebb megszakítással és nagyobb hatékonysággal haladni a napi feladatokkal. Mutatunk néhány üzletileg is releváns trükköt, amelyekkel nemcsak időt nyerhetsz, hanem a teljesítményed is szintet léphet.
A Pomodoro technika lényege egyszerű: 25 perces fókuszált munkaszakaszokat (ún. „pomodorókat”) 5 perces szünetekkel váltogatunk. 4 pomodoro után jöhet egy hosszabb, 15-30 perces pihenő. Ez a módszer különösen jól működik, ha gyakran multitaskingolnál vagy elkalandozik a figyelmed.
TIPP: Használj Pomodoro-alkalmazásokat vagy online időzítőket, amelyek segítenek követni a ciklusokat és figyelmeztetnek a szünetekre.
Az időblokkok módszerével előre meghatározott idősávokat jelölsz ki a naptáradban különböző tevékenységekhez, például adminisztrációra, megbeszélésekre, kreatív munkára vagy pihenésre. A módszer egyik fő előnye, hogy csökkenti a döntések számát a nap során, ezáltal energiát spórolsz és jobban fókuszálsz.
TIPP: Kombináld az időblokkokat delegálási technikákkal! Amit más is el tud végezni, ne tartsd magadnál!
A time batching, vagyis a feladatcsoportosítás lényege, hogy egymáshoz hasonló feladatokat időblokkokba rendezel. Ezzel minimalizálhatod a figyelemelterelést és a kontextusváltásból eredő energiapazarlást.
Ez a technika hasonló, mint az időblokkok kialakítása, ám míg az időblokkolás azt jelenti, hogy meghatározott időszakokat szánsz bizonyos típusú munkákra, addig a feladatcsoportosításnál a hasonló típusú feladatokat gyűjtöd össze, és egyszerre végzed el őket. Tehát az időblokkolás a naptáradat rendszerezi, míg a feladatcsoportosítás a napi tevékenységeidet.
TIPP: Korlátozd a feladatok számát, amit egyszerre végzel! Például, ha naponta több ezer e-mailt kapsz, ne válaszolj mindenre azonnal. Szánj időt a fontosabb feladatokra, és a kisebb dolgokat csoportosítsd egy adott időpontra.
Az Eisenhower-mátrix a feladatokat sürgősség és fontosság szerint négy kategóriába sorolja. Ez segít tisztán látni, hogy mit kell azonnal megcsinálni, mit lehet delegálni, és mit lehet akár el is engedni.
TIPP: Kombináld ezt a módszert delegálási technikákkal! A „nem fontos, de sürgős” feladatok kiválóan kiszervezhetők, így több idő marad az értékesítési folyamat irányítására vagy kreatív tervezésre.
Biztosan ismerős a mondás, hogy „Nyeld le a békát!”. Brian Tracy módszere szerint minden nap kezdd a legnagyobb, legnehezebb feladattal – azzal a bizonyos „békával”. Ez az egy feladat elvégzése lendületet ad a nap hátralévő részére.
TIPP: Ha használod az időblokkok használatát, tedd a „béka” feladatot a nap első fókuszblokkjába, még mielőtt elérne a döntési fáradtság!
A hatékony időgazdálkodás egyik alaptétele a határok kijelölése. Nem lehet mindenre igent mondani – legyen szó megbeszélésről, új projektről vagy spontán megkeresésről.
TIPP: Állíts fel heti fókuszokat, és ha valami nem illik bele, mondj rá nemet. Így nem zavarják meg a munkafolyamat-optimalizálás célzott ritmusát!
Ha időt akarsz nyerni, automatizálj! A CRM automatizálás, az online együttműködési eszközök, vagy akár egy teljesítménymutatók mérése funkcióval bíró irányítópult segítenek abban, hogy több átlátható adat alapján haladj.
És ha már kapcsolatépítés: ma már a digitális névjegykártya, az NFC névjegykártya vagy egy okos névjegykártya app is segíthet gyorsan, papírmentesen, hatékonyan kapcsolatban maradni – akár egyetlen érintéssel.
„A HATÉKONY KAPCSOLATÉPÍTÉS NEM A VASTAG NÉVJEGYTARTÓN, HANEM A JÓL MŰKÖDŐ DIGITÁLIS MEGOLDÁSOKON MÚLIK.”
„Digitális névjegykártya előnyei segítenek az időgazdálkodásban”
A digitális asszisztensek (mint pl. Google Assistant, Siri vagy a ChatGPT integrációk) segítenek a napi rutinodban: naptárad alapján időblokkokat állítanak be, automatizálják a megbeszélések időzítését, sőt akár emlékeztetnek arra is, hogy ideje szünetet tartani.
TIPP: Ha már használod a digitális névjegykártya vagy NFC névjegykártya megoldásokat, gondolkodj el azon is, hogyan integrálhatnál egy okosasszisztenst az üzleti folyamataidba – például naptárkezelésre vagy visszahívások szervezésére.
Az értesítések ma már nem csak zavaró megszakítások lehetnek, hanem okosan beállított időgazdálkodási segédeszközök is. Az automatizált emlékeztetők, határidőkövetők és értesítések (például a CRM automatizálás részeként) segítenek, hogy semmi fontos ne maradjon ki a napodból, miközben a figyelmedet a lényeges munkára fókuszálhatod. Ezáltal a munkafolyamat-optimalizálás hatékonysága nő, és elkerülheted a felesleges stresszt.
TIPP: Állíts be intelligens értesítéseket, amelyek csak a sürgős vagy prioritást élvező feladatokat emelik ki – így nem „fulladsz bele” az információáradatba.
A hatékony időbeosztás kulcsa gyakran a gördülékeny csapatmunka. Az olyan online együttműködési eszközök, mint a Trello, Asana vagy Microsoft Teams, segítenek nyomon követni a feladatokat, projektállapotokat és a határidőket valós időben. Így nem csak a saját idődet, de a csapat teljesítményét is optimalizálhatod, miközben könnyebben alkalmazhatod a delegálási technikákat és a munkafolyamat-optimalizálást.
TIPP: Integráld ezeket az eszközöket CRM rendszereddel, hogy az értékesítési folyamat irányítása is hatékonyabb legyen, és a csapat minden tagja naprakész maradjon.
Mielőtt elkezdődik a napod, írj fel három dolgot, amit mindenképp szeretnél aznap elvégezni. Ezek legyenek reálisak és tényleg fontosak. Ez a listázás segít kiszűrni a feladathalmazból a lényeges, elengedhetetlen teendőket, de priorizálni is.
Az időgazdálkodás nem csak naptárfüggő! A megfelelő technológiai háttérrel még többet hozhatsz ki a napodból.
Próbáld ki digitális névjegykártya megoldásainkat, vagy iratkozz fel hírlevelünkre, hogy elsőként értesülj az időmenedzsmenttel és értékesítéssel kapcsolatos tippekről, újdonságokról és eszközökről!
Adunk neked ajándékba egy digitális névjegykártyát. Ez a mi ajándékunk a hatékonyságnövelésedhez és semmit sem kell érte fizetned. Digitális névjegykártya Ajándékba
Hajdu Györggyel már több éves kapcsolatban vagyok. Amikor valamelyik testrészem (váll, derék, térd, hát stb) vagy izomzatom nincs megfelelő állapotba akkor elmegyek hozzá egy masszírozásra.
A Nemzetgazdasági Minisztérium helyettes Államtitkárával beszélgetni elég izgalmas érzés. Ezúton is köszönöm Hunyadi Lászlónak helyettes Államtitkárnak, hogy elvállalta a podcast szereplést. Nagyon jól bemutatta azokat
Dr. Kondor Bence Barnabás a Kondor Group tulajdonosa aki jogászként végzett mégis a transzferárazással kezdett el foglalkozni de jelen idő szerint a cég adótanácsadással és
